Das Telefon in der Arztpraxis ist für die meisten Patienten der wichtigste Kontaktweg: Termine, Rezepte, Überweisungen und Befundfragen laufen fast alle über die Anmeldung. Gerade am Vormittag klingelt es dort oft ununterbrochen – während gleichzeitig Patienten vor dem Tresen stehen. Mit der richtig eingerichteten Telefonanlage lässt sich dieser Druck deutlich verringern.
Diese Checkliste zeigt, worauf es beim Telefon in der Arztpraxis ankommt – egal, ob Sie Ihre bestehende Praxis entlasten möchten oder eine Praxis gründen bzw. übernehmen.
1. Anrufe steuern statt nur annehmen
- Warteschlange mit Ansage: Anrufer werden der Reihe nach angenommen statt ständig das Besetztzeichen zu hören.
- Auswahlmenü: „Für Terminvereinbarungen drücken Sie die 1, für Rezeptbestellungen die 2 …“ – so landen Anrufe direkt an der richtigen Stelle.
- Rufgruppen: Anmeldung, Labor und Backoffice können sich gegenseitig vertreten, damit kein Anruf ins Leere läuft.
2. Rezeptbestellungen automatisieren
Folgerezepte und Überweisungen gehören zu den häufigsten Anrufgründen in Hausarzt- und Facharztpraxen. Jedes dieser Gespräche bindet das Team an der Anmeldung, obwohl der Ablauf immer gleich ist. Genau hier lohnt sich Automatisierung, denn kaum etwas entlastet das Telefon in der Arztpraxis so stark:
- Rezepttelefon mit Mailbox: Patienten wählen im Auswahlmenü die Rezeptbestellung und sprechen Name, Geburtsdatum und gewünschtes Medikament auf. Die Nachricht landet per E-Mail im Praxispostfach und wird zu einer ruhigen Zeit gesammelt bearbeitet.
- KI-Assistent am Telefon: Ein KI-gestützter Telefonassistent nimmt die Bestellung im Gespräch entgegen, fragt die nötigen Angaben gezielt ab und gibt sie strukturiert an die Praxis weiter – auch außerhalb der Sprechzeiten.
Viele unserer Praxiskunden nutzen solche Rezepttelefone bereits. Die Anmeldung wird spürbar entlastet und hat wieder mehr Zeit für die Patienten vor Ort und für dringende Anrufe.
3. Zeitsteuerung und gute Ansagen
- Automatische Umschaltung: Außerhalb der Sprechzeiten, in der Mittagspause, im Urlaub und an Feiertagen laufen automatisch passende Ansagen, zum Beispiel mit dem Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117.
- Professionelle Ansagetexte: Klare, freundliche Ansagen wirken besser als eine schnell aufgesprochene Bandansage. Ansagen lassen sich heute auch mit KI-Stimmen erstellen.
4. Die richtige Zahl an Leitungen und Telefonen
Wie viele Leitungen das Telefon in der Arztpraxis braucht, hängt vom Praxisalltag ab. Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeitenden, sondern wie viele Gespräche gleichzeitig laufen sollen. Typische Plätze in der Praxis sind:
- Anmeldung bzw. Empfang, oft mit mehreren Arbeitsplätzen
- Sprechzimmer der Ärztinnen und Ärzte
- Labor, Backoffice und Praxismanagement
- Mobile Telefone (DECT) für Mitarbeitende, die viel in der Praxis unterwegs sind
Mit einer modernen Telefonanlage lassen sich weitere Nebenstellen später einfach ergänzen, zum Beispiel wenn eine weitere Ärztin, ein Homeoffice-Arbeitsplatz oder ein zweiter Standort dazukommt.
5. Praxissoftware anbinden
Über eine CTI-Anbindung arbeiten Telefonanlage und Praxisverwaltungssoftware zusammen: Bei einem Anruf wird der Patient erkannt, und Rufnummern lassen sich per Klick aus der Software wählen. Welche Möglichkeiten es gibt, hängt von Ihrer Praxissoftware ab – das prüfen wir vorab.
6. Fax ins E-Mail-Postfach
Auch wenn vieles digital läuft, kommen in vielen Praxen noch Faxe an, etwa von Kliniken, Pflegediensten oder Apotheken. Mit Fax-to-Mail landen eingehende Faxe als PDF im E-Mail-Postfach, ein separates Faxgerät ist dann oft nicht mehr nötig.
7. Datenschutz mitdenken
Am Telefon und auf der Mailbox werden Gesundheitsdaten genannt. Achten Sie deshalb darauf, wo Sprachnachrichten und Gesprächsdaten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht. Unsere Cloud-Telefonanlage läuft in einem Rechenzentrum in Düsseldorf. Für Fragen zu Ihren konkreten Pflichten als Praxis wenden Sie sich bitte an Ihre Datenschutzberatung.
8. Cloud oder Anlage vor Ort?
Für das Telefon in der Arztpraxis ist eine Cloud-Telefonanlage meist die flexibelste Lösung: keine eigene Telefonanlagen-Hardware, automatische Updates und einfache Erweiterung. Bei besonderen Anforderungen an Infrastruktur oder Sicherheit ist auch eine lokale oder hybride Lösung möglich. Mehr dazu auf unserer Seite Telefonanlage für Arztpraxen und MVZ.
Praxisgründung oder Praxisübernahme?
Wer eine Praxis gründet oder übernimmt, sollte die Telefonie früh mitplanen – idealerweise ein bis zwei Monate vor der Eröffnung:
- Rufnummer klären: Bei einer Übernahme ist die bekannte Praxisnummer Gold wert und kann in der Regel zu Ihrem Anschluss mitgenommen (portiert) werden. Bei einer Neugründung sollte die Nummer feststehen, bevor Praxisschild, Website und Briefpapier gestaltet werden.
- Internetanschluss bestellen: Moderne Telefonie läuft über das Internet. Die Bereitstellung kann je nach Anbieter und Standort einige Wochen dauern.
- Abläufe festlegen: Auswahlmenü, Ansagen und Rezepttelefon gleich zum Start einrichten – dann funktioniert das Telefon ab dem ersten Praxistag.
Häufige Fragen zum Telefon in der Arztpraxis
Wie entlastet ein Rezepttelefon die Anmeldung?
Rezeptbestellungen laufen über eine Mailbox oder einen KI-Assistenten statt über das Team am Empfang. Die Bestellungen werden gesammelt bearbeitet, die Leitungen bleiben frei für andere Anliegen.
Können wir unsere Rufnummer behalten?
In der Regel ja. Die Nummer wird zur neuen Telefonanlage bzw. zum neuen Anschluss portiert.
Können wir unsere bestehenden Telefone weiterverwenden?
Das hängt von Modell und Alter der Geräte ab. Viele IP-Telefone lassen sich weiter nutzen, das prüfen wir vor der Umstellung.
Sie möchten Ihre Anmeldung entlasten oder planen eine neue Praxis? Wir beraten Sie gern, welche Telefonlösung zu Ihren Abläufen passt – vom Auswahlmenü bis zum Rezepttelefon. Jetzt unverbindliche Beratung anfragen